В век цифрового развития многие управляющие компании стремятся облегчить работу своих сотрудников и сделать качественным и эффективным доверительное управление общедомовым имуществом.
Одним из важных и проблемных процессов является аварийно-диспетчерское обслуживание. В данном процессе задействованы сотрудники разных должностей – от диспетчера до главного инженера организации, не говоря уже об узких технических специалистах. Одним из требований является ведение журнала аварийно-диспетчерской службы жкх.
Круглосуточная работа аварийно-диспетчерской службы влияет на своевременную и качественную поставку коммунальных ресурсов, контролирует состояние и работу внутридомовых инженерных систем, а в случае отклонений фиксирует, ведет учет и контроль заявок от собственников и пользователей помещений в МКД.
Требования по срокам для аварийно-диспетчерской службы
С 2019 года урегулировали сроки реагирования АДС на заявки об аварийных ситуациях или платных услугах, поступающие от жильцов. УК и ТСЖ обязаны отвечать на поступивший в АДС телефонный звонок в течение не более 5 минут. Также требуется создать условия для записи сообщения голосом или в электронном виде. В случае пропуска звонка или после поступления информации в ином виде сотрудник АДС в течение 10 минут должен связаться с заявителем, уточнить данные и отправить заявку в работу.
Автоматическое ведение журнала учета заявок, регистрация, отслеживание и контроль выполнения заявок, формирование отчетности для руководителей и информирование жителей МКД.
Все эти возможности реализованы в нашей программе Лайвсити: Управление ЖКХ – Диспетчерский учет.
Основным учетным документом, который ведет АДС, является журнал заявок. В нем отражаются номера и даты поступления заявок, плановые и фактические сроки выполнения работ, данные о сотрудниках, ответственных за результат, а также отчетная документация и информация по заявке. Для предотвращения повторных случаев по данному инциденту с жителей получают обратную связь о выполненных работах, фиксируют результат фотографиями и вносят рекомендации для проведения плановых или ремонтных работ.
Заполнение бумажных журналов заявок отнимают много времени. Нередки случаи, когда журналы теряются из архива. А ведь на основании журналов можно проследить историю болевых точек дома, понять причины, которые привели к текущему состоянию. Руководителю же требуются сводные данные по заявкам, локализация, причины и характер обращения, чтобы правильно определить действия и объем работ, а при необходимости привлечь другие аварийно-ремонтные службы. Например, на устранение аварий внутридомовых инженерных систем отводится от 30 минут до 2 часов. Чтобы не нарушать санитарные и технические нормы работы проводят в два этапа – сначала временное устранение, а после замена или ремонт.
При своевременных осмотрах и плановых ремонтах расходы на двойную работу можно избежать. Один из инструментов — аналитика входящих заявок, что при ведении бумажных журналов становится трудновыполнимым.
Для выстраивания правильной работы управляющей компании рынок информационных технологий предлагает сервисы с различным набором возможностей для ведения аварийно-диспетчерского обслуживания.
Автоматическое ведение журнала учета заявок, регистрация, отслеживание и контроль выполнения заявок, формирование отчетности для руководителей и информирование жителей МКД.
Все эти возможности реализованы в нашей программе Лайвсити: Управление ЖКХ – Диспетчерский учет.
